Política de reembolso
1 Objetivo: Padronizar as atividades de reembolso de despesas dos clientes após efetuarem suas compras.
2 Abrangência: Todos os usuários da Floripa Food Delivery
3 Definições
REEMBOLSO – restituição de valor pago em função de uma despesa feita pelo usuário em nome Floripa Food Delivery
4 Descrição dos Procedimentos
PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO: 4.1 O formulário deve ser preenchido com: nome, centro de custo, motivo da despesa, breve sumário de cada despesa, assinado pelo executor e aprovado conforme os limites estabelecidos; 4.2 Anexar os comprovantes de cada valor gasto. Os comprovantes devem conter: a) Razão Social e CNPJ; b) Para refeições: relacionar no verso da nota o nome do cliente e motivos; c) Demais notas: identificar os motivos e participantes, quando houver mais de uma pessoa envolvida no gasto. 4.3 Separar as despesas feitas em Real e em outra moeda; 4.4 Informar os valores recebidos como adiantamento, seja em Real ou outra moeda; 4.5 Serão devolvidos ao requisitante os formulários: a) Rasurados; b) Sem explicação do motivo da despesa; c) Sem comprovante anexo; d) Sem as devidas aprovações.
APROVAÇÃO 4.6 Os funcionários devem colher as devidas aprovações de seus gestores. 4.7 O Departamento Financeiro deve verificar se as assinaturas nos formulários estão de acordo com os gestores de cada área.
REGRAS GERAIS 4.8 As despesas devem ser realizadas estritamente com o objetivo de viabilizar a execução do trabalho ou a realização de um projeto (inclusive treinamento). 4.9 A realização de despesas durante a execução de um trabalho deve ser norteada pela maior economia possível, uma vez que os mesmos representam custos para a operação. 4.10 Os gastos a serem incorridos na realização de um trabalho devem obrigatoriamente seguir as regras estabelecidas neste procedimento. 4.11 Eventuais exceções devem ser obrigatoriamente discutidas previamente com o CEO. 4.12 Todas as solicitações de reembolso de despesa devem ser solicitadas utilizando-se o Floripa Food Delivery
Política de Reembolso de Despesas
Formulário Requisição de Reembolso; 4.13 Os comprovantes de despesas (Notas simplificadas e recibos) devem ter a indicação da Razão Social e do CNPJ da empresa. 4.14 Todas as solicitações de reembolso de despesas, devem ser solicitadas e entregues para o departamento Financeiro obedecendo os prazos a seguir: a) Entrega até o dia 05 (cinco) do Mês -Recebimento dia 10 (dez) do Mês; b) Entrega até o dia 15 (quinze) do Mês – Recebimento dia 20 (vinte) do Mês. 4.15 Não são aceitas, sob nenhuma hipótese, prestações de contas com solicitação de reembolso de compras de equipamentos e material de escritório e outros itens que não estejam descritos neste procedimento; 4.16 Todas as prestações de contas serão revisadas pelo departamento financeiro, caso estejam em desacordo com este procedimento não serão reembolsadas (mesmo que aprovadas); 4.17 As despesas com cursos externos, inscrições em eventos, certificações nacionais e internacionais, devem ser aprovadas previamente pelo CEO.
PERIODICIDADE 4.18 As prestações de contas devem ser elaboradas no mês em que as despesas são incorridas. 4.19 O prazo para entrega das requisições é de até 02 (dois) dias após o gasto, ou retorno da viagem de entrega.
DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS
4.20 FRETE a) os valores são pagos a terceiros e firmados no momento da compra;
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DESPESAS REEMBOLSÁVEIS
4.21 COMIDAS E BEBIDAS a) Comidas e bebidas – Os valores das despesas serão reembolsados mediante apresentação de recibo original, sem nenhum tipo de rasura. Na prestação de contas deverão ser descritos os trechos e os dias das compras:
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4.22 COMIDAS E BEBIDAS a) Será reembolsada o pedido , em quantidades razoáveis, desde que seja apresentada a comprovação da compra e o motivo de forma clara.